Information om GDPR för Silkeborgs samfällighetsförening

GDPR (General Data Protection Regulation), d.v.s. den nya Dataskyddsförordningen innebär betydande förändringar för hur verksamheter hanterar personuppgifter. Reglerna trädde i kraft den 25 maj 2018 och omfattar i princip all behandling av personuppgifter, det vill säga sådan behandling som sker i företag, i föreningar, inom myndigheter och av privatpersoner. 
 
Syftet med förordningen är att företag och organisationer får större krav på sig att hantera individers personuppgifter på ett säkert och lättillgängligt sätt. Den innehåller bland annat regler om hur personuppgifter ska behandlas, hur de ska lagras och individers rätt att enkelt få tillgång till de lagrade uppgifterna och ändra det som inte stämmer.
 
Silkeborgs samfällighetsförening tillämpar enligt GDPR uppgiftsminimering, dvs. vi tar endast in den information som är nödvändig för att kunna upprätthålla den verksamhet som bedrivs av samfälligheten och den kommunikation som är nödvändig med samfällighetens medlemmar.
 
Grundprincipen för insamling och registrering av personuppgifter är att den registrerade äger en fastighet inom samfällighetsföreningen. Medlemskap i samfällighetsföreningen är för fastighetsägare obligatoriskt i enlighet med Lagen om Samfälligheter. Det är därför inte möjligt för medlem att begära att samtliga uppgifter raderas.
 
I det fall personuppgiftsbiträden anlitas regleras hanteringen av personuppgifterna via avtal och instruktion som utfärdas av styrelsen för att säkerställa att samfällighetens medlemmars uppgifter hanteras på rätt sätt även hos tredje part. I vårt fall har ett sådan upprättats med exempelvis Fastum AB.
 
Den information som samfälligheten behöver från medlemmarna ska utgöra ett stöd för att kunna ge medlemmarna service på ett bra sätt men också ur ett säkerhetsperspektiv (passersystem). Uppgifterna behövs också för att kunna debitera korrekta avgifter, t.ex.

  • förbrukning av vatten samt fjärrvärme
  • tvättstugebokningar
  • lån av hobbylokal
  • uppgifter i passersystem (passerbrickor och fjärrsändare)

De personuppgifter som registreras och behandlas är uppgifter som erfordras för styrelsens förvaltning av samfälligheten, d.v.s. namn, adress och övriga kontaktuppgifter, fastighetsbeteckning, samt i förekommande fall personnummer och bankkontonummer för utbetalningar. Uppgifterna förs inte vidare och ej längre aktuella personuppgifter raderas vid ägarbyte. För att kunna spara uppgifter såsom telefonnummer och mailadresser behöver dock varje medlem lämna sitt samtycke.
 
Personuppgiftsansvarig är styrelsen för Silkeborgs samfällighetsförening.
 
Du har som medlem i Silkeborgs samfällighet har rätt att få information om vilka personuppgifter som lagrats om dig. Det avser sådana uppgifter som kan användas för att identifiera dig som person.
 
Om det saknas legitima skäl för att behålla personuppgifter registrerade om dig så har Du som medlem rätt att få alla personuppgifter som finns lagrade om dig raderade. Du har som tidigare ägare till en fastighet rätt att få dina uppgifter i medlemsregistret raderade, uppgifter som hänförs till bokföringsregler och redovisningsplikt kan inte raderas.
 
Kontakta styrelsen@silkeborg.se för mer information.